职场人如何提高说话技巧?

  我们都太忙了。白天忙着开一个接一个的会议,晚上则忙着回邮件。拿Adam Grant来说,他是一位出了名的积极回复各种信息的沃顿商学院教授,他告诉我,他“平均每天”要花上3到4个小时做这些事。这充分说明了浪费我们时间的人已经成为现代商业生活的害群之马。他们既降低了我们的工作效率,又让我们烦恼不堪。

  想避开这些人实在很难,尤其是当浪费你时间的人是你老板的时候。比如,我的朋友就提到过一位主管,他“召集大家开会,仅仅是为了不着边际地大谈他大学时期的故事”,并“斥责那些想要离开去认真工作的人”。但在其他很多情况下,你能够采取措施,重新掌控你自己的时间和日程。你可以这样做:

  1.表明你首选的沟通方式。1980到1995年间出生的千禧一代是公认的不爱用电话联系的族群,但几乎每个人都有更偏好的沟通方式。Regina Walton是一位社交媒体与社区经理,她告诉我,她也讨厌使用电话。她在海外生活多年,养成了这一习惯。对她来说,她更喜欢用电子邮件沟通,因为她“有时间就可以回复邮件,而且回复速度很快。”你可以主动地告诉同事你的最佳联系方式,比如电话、短信、电子邮件或者推特。这样你就可以保持心平气和的回复状态或者避免因信息渠道太多而受到骚扰。

  2. 索要一份会议议程。漫无边际或是冗长的会议造成大量工作时间被浪费掉。解决方式如下:在确认参加任何会议之前,坚持先看议程,“以确保我能够全身心投入”。你可以为你要主持的会议写好议程,并主动和与会人员共享你的议程安排。其实你可以推动公司采取规范措施,比如引进一些最佳实践,像撇除意义不大的“日程更新”部分,而改为提前用电邮通知“更新”。或者你可以清楚地表明会议最终要完成哪些目标。“探讨扩张战略”这样的议程目标可能会导致会议内容混乱不清,甚至在讨论之后一无所获;“决定是否在坦帕新开办事处”则能够更加清晰地引导对话。

  3. 管理与会人员名单。如果会议受邀人的名单是随意拟定的,里面有太多不相关的人、又缺少能够做决策并推动会议进程人,这种会议很可能会一团糟。如果你受邀参加一个会议,问问两个关键性问题。第一,我需要来吗?你要坚持让他们提供议程,并仔细查看,这样你就能够大概知道你的参会是否有价值或如果你不参加,能否在会后得知其内容。第二,该参加这场会议的人会来吗?假设你们的会议与坦帕扩张战略相关,而东南地区运营主管却不参会,那你很可能不得不再想她讲解整个会议内容。你要确定谁是真正的决策者,如果他们不能够到场并参加会议,那就别浪费你自己或是其他人的时间了。

  4. 强制他人提前做好准备。我们都以为别人跟我们一样为开会做准备。但出人意料的是,他们往往不会这么做。即便是他们自己要求开会,他们也可能只做了非常少的调研,而且拿那些在网上搜索就能够得到答案的简单问题来浪费我们的时间。为了避免这种情况,我们必须强制别人提前做准备www.bhbhr.com。“强制”是一个听起来很刺耳的词,而选择这个词是很合理的:因为对于总是为会议提前做准备的人而言,这算不上负担,但它却能够有效地约束那些不负责任的人。Debbie Horovitch是Google+视频群聊项目的专家,长期以来,由她组织的初始战略探讨活动都是免费的,但她发现有些人利用会议时间讨论无关的话题。

  因此,她采取了一种新的策略:“所有想要给我打电话或是与我交谈的人,必须填写一份申请表”,写清将要讨论的具体问题。“现在,我会与想和我一起工作的人设定界限与预期,这样我能够很容易辨识出那些浪费我时间的人。同样,如果有人想与我面谈以便了解相关信息,我会先给他们发送一份文件,文件中含有我文章的链接,这些文章与他们感兴趣的领域相关,比如,‘成为咨询顾问或是演说家’,’职业转型‘等。我请他们在看完这些文章之后联系我,听听他们还有什么问题。大多数人都没有再联系我,当然这也无妨,毕竟我只想和那些真正有兴趣探讨问题的人交谈。“

  你会因为太过强硬,太有时间原则得罪人吗?这不可避免。但你也会发现,别人会更加尊重你和你的时间。我们中的大多数人都希望能够更好地控制自己的日程。如果你愿意采取措施、寻求更明智的策略,比如说要求所有会议都设置议程,就能让每个人收益。但要注意,你要表明这样做是为了全身心投入公司和团队任务,而不是纯粹为了自己,比如称自己“根本没时间处理这种没意义的事”。你可以说:“我想要确保我们所有人都得到最大发挥” 或者“所以我觉得我们都尊重彼此的时间非常重要。”坚持下去,别人就难以抗拒你了。
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